Administration

Liste des postes de la catégorie Administration et leurs descriptions de poste

Administrateur des contrats

• Elaboration des contrats de vente et d'achat
• Négociation des clauses contractuelles avec les partenaires internes et externes
• Revue et mise à jour des contrats existants

Archiviste, Administrateur de registre

• Réception, stockage et gestion des documents dans le service d'archivage et les archives.
• Élaboration des directives internes d'archivage.
• Tri et enregistrement des documents conformément aux réglementations et plans du service d'archivage.
• Emprunt de documents archivés.
• Tenue d'un journal d'archivage.
• Élimination des dossiers obsolètes conformément aux réglementations législatives.
• Responsabilité de la documentation dans le service d'archivage conformément à la législation applicable et aux normes internes.

Assistant

• Préparation autonome de documents et de présentations pour un supérieur.
• Communication avec les partenaires commerciaux de l'entreprise.
• Rédaction autonome des comptes-rendus de réunion.
• Recommandation et organisation de réunions personnelles pour votre supérieur et ses partenaires commerciaux.
• Enregistrement des tâches de travail définies et suivi de leur respect des délais.
• Création de plans de travail hebdomadaires, mensuels et annuels pour un responsable et leur coordination subséquente avec le travail prévu du supérieur ou de l'entreprise.

Assistant de projet

• Aider les chefs de projet à mener à bien les projets.
• Analyser, évaluer et interpréter les projets.
• Contribuer au développement et à la coordination des projets et des activités.
• Effectuer les tâches administratives et maintenir les archives des projets.
• Assister à la gestion quotidienne des projets en prêtant une attention particulière au maintien de bonnes relations de travail et au respect des budgets et des échéances.
• Contribuer à l'élaboration des cahiers des charges et des accords avec les clients, administrer et soutenir les processus de sélection.
• Assister les chefs de projet externes si nécessaire et agir en tant que interlocuteur quotidien.

Chef réceptionniste

• Assurer le bon fonctionnement et la représentativité de la réception.
• Coordonner les activités d'un ou plusieurs réceptionnistes.
• Accueillir et escorter les visiteurs et/ou les diriger vers les employés avec lesquels des affaires doivent être traitées.
• Enregistrer les informations sur les visiteurs dans le registre des invités ou le système d'information.
• Délivrer et récupérer les badges à l'arrivée/départ des visiteurs.
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants en langue locale ainsi qu'en langue étrangère.
• Former les nouveaux recrutés.
• Résoudre des situations non standard.

Coordinateur de projet

• Se familiariser avec les conditions pour recevoir des subventions via les appels à propositions.
• Créer la documentation de projet nécessaire pour l'attribution de subventions.
• Soumettre des projets financés, par exemple, par les fonds structurels de l'UE aux agences de courtage.
• Communiquer avec les organismes de la Commission européenne, les agences de courtage et les demandeurs de financement.
• Intégrer les objections soulevées dans la documentation du projet.

Employé Administratif

• Transcription de documents à l'aide d'ordinateurs.
• Enregistrement de la correspondance entrante et sortante.
• Gestion de la correspondance d'entreprise, des e-mails et des appels téléphoniques.
• Utilisation des photocopieurs et des télécopieurs.
• Classement et localisation de documents.
• Accueil et prise en charge des visiteurs, préparation et service de rafraîchissements.
• Enregistrement des comptes-rendus lors de réunions et de négociations.
• Réservation d'hébergements, de billets de train, de billets d'avion et tâches similaires.
• Responsabilité des achats de fournitures de bureau et autres biens consommés quotidiennement.
• Gestion de la caisse et responsabilité de l'argent et des objets de valeur confiés.

I Receptioniste

• Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants en langue slovaque.
• Accueillir et accompagner les visiteurs et/ou les guider vers les employés avec lesquels les affaires doivent être traitées.
• Enregistrer les détails concernant les visiteurs dans le livre d'or ou le système d'information.
• Délivrer et récupérer les badges à l'arrivée/départ des visiteurs.
• Effectuer des tâches administratives de routine.

Operateur de centre d'appel

• Fournir des informations générales et spécifiques aux appelants.
• Collaborer avec les autres membres des services pour apporter une réponse adéquate aux questions.
• Exécution des demandes, des réclamations et des plaintes.
• Enregistrement des demandes des appelants dans le système d'information.
• Respect des normes de communication téléphonique et de qualité des services fournis conformément aux règlements internes.
• Responsabilité de l'exactitude et de l'exhaustivité des informations fournies.

Planificateur de projet

• Recommander et mettre en œuvre des modifications pour améliorer l'efficacité et atteindre les jalons du projet.
• Planifier, coordonner et surveiller les activités des projets assignés pour développer et mettre en œuvre des procédures, des processus et des systèmes.
• Élaborer des listes de tâches détaillées et des évaluations de charge de travail.
• Préparer des plans d'allocation de ressources à court et à long terme basés sur les contributions de tous les acteurs clés et des membres de l'équipe.
• Superviser les calendriers et les plans de gestion des risques et fournir des avertissements en cas de déviations graves susceptibles de nuire aux résultats du projet.
• Diriger l'élaboration d'un calendrier de référence et soutenir le Chef de projet (PM)
• Collecter des données réelles, mettre à jour le calendrier du projet et élaborer des prévisions de calendrier fiables avec le soutien de l'équipe de projet.

Receptioniste

• Responsabilité des opérations de réception.
• Annoncer et présenter les visiteurs.
• Fournir des informations générales aux visiteurs.
• Enregistrer les sorties et les entrées dans le livre des visites.
• Répondre et acheminer les appels.
• Réceptionner et transmettre les messages.
• Distribution et gestion de la correspondance, des fax et des courriels.
• Responsabilité de l'ordre et de la propreté autour de la réception.

Responsable Diversité, Egalité et Inclusion

• Travaille avec des gestionnaires à différents niveaux pour évaluer l'état actuel de la diversité, de l'équité et de l'inclusion, identifier des solutions potentielles et influencer les étapes d'un plan d'action spécifique.
• Collabore avec d'autres composantes pour développer et exécuter des stratégies commerciales à court et à long terme pour la diversité, l'équité et l'inclusion (DEI).
• Développer et mettre en œuvre des programmes et des initiatives de développement des capacités DEI à l'appui des stratégies d'entreprise et des besoins de soutien individuels.
• Effectue des audits d'égalité et d'inclusion des initiatives d'entreprise et d'équipe.
• Surveiller les progrès sur les engagements d'entreprise DEI.
• Gère la communication des principes, des plans, des progrès et des histoires CR supplémentaires de DEI.
• Collabore avec des partenaires et des dirigeants pour influencer les politiques et identifier les ressources nécessaires pour créer un environnement inclusif.

Responsable du bureau

• Responsabilité des opérations du département et de la gestion des tâches assignées.
• Soutien administratif et organisationnel à la direction de l'entreprise.
• Coordination du personnel subalterne et délégation des tâches.
• Gestion et supervision pour garantir le respect des délais par les membres de la direction.
• Enregistrement des procès-verbaux des réunions et préparation de documents pour les membres de la direction.
• Communication avec les autorités, les fournisseurs et les autres institutions.
• Responsabilité des achats de fournitures de bureau, de rafraîchissements et d'équipements de bureau.
• Sécurisation d'un service de réparation pour les biens meubles et immeubles.
• Gestion du parc automobile de l'entreprise.

Saisie de données Commis

• Saisir et mettre à jour les données dans les systèmes informatiques de manière précise et efficace.
• Vérifier et corriger les données pour garantir leur exactitude et leur exhaustivité.
• Tenir des dossiers et des fichiers organisés pour faciliter la récupération des informations.
• Assister à la préparation des rapports et des documents selon les besoins.
• Collaborer avec les membres de l'équipe pour garantir l'intégrité et la cohérence des données.
• Répondre aux demandes d'information relatives à la saisie de données et aider à résoudre les problèmes techniques.
• Effectuer des sauvegardes régulières des données pour prévenir la perte d'informations.
• Gérer et prioriser plusieurs tâches pour respecter les délais de manière efficace.
• Garantir le respect des règlementations de protection des données et des politiques de l'entreprise.
• Soutenir les tâches administratives au besoin pour améliorer la productivité globale du bureau.

Secretaire

• Planification et organisation des réunions et conférences de travail d'un supérieur.
• Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants.
• Services pour la direction et les invités, par exemple accueil des invités, préparation et service de rafraîchissements, etc.
• Gestion de la correspondance commerciale et des courriels.
• Saisie de données à l'aide d'ordinateurs, gestion de bases de données et création de présentations.
• Rédaction des procès-verbaux lors de réunions de travail et de négociations à partir des documents fournis par un supérieur.
• Exploitation de machines à fax, de scanners, de photocopieurs et d'autres équipements de bureau similaires.
• Réservation de billets de train, de billets d'avion et d'hébergement pour des voyages d'affaires.
• Achat de fournitures de bureau, de rafraîchissements et d'autres biens consommés quotidiennement.

Spécialiste RSE

• Gestion des projets de responsabilité sociale d'entreprise (RSE).
• Rédaction de communiqués de presse et collaboration avec les médias et organisation de conférences de presse
• Préparation de contenus pour les sites internet de l'entreprise, les médias numériques et les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, YouTube)
• Approvisionnement et gestion des supports de communication de l'entreprise (brochures, matériel de point de vente, affiches, dépliants)
• Conception et mise en œuvre des événements de l'entreprise
• Suivi de la révision et de la traduction des supports de communication de l'entreprise
• Diverses tâches administratives telles que la planification, le suivi des résultats, les rapports, le budget, etc.

Spécialiste en approvisionnement

• planification de l'acquisition
• préparation du cahier des charges, des documents de concours et autres documents dans le cadre de la procédure d'acquisition choisie
• fourniture d'informations aux personnes intéressées
• gestion du processus de sélection

Spécialiste en tests de stations de données

• Traitement de la paie à l'aide du logiciel ADP.
• Tenue de tous les dossiers de paie des employés.
• Saisie des informations de paie pour tous les employés.
• Enregistrement des informations de retenue d'impôt.
• Apport des modifications appropriées conformément aux politiques internes et aux réglementations externes sur les impôts sur le revenu locaux, étatiques et fédéraux.
• Création de chèques papier ainsi que de dépôts directs.
• Création de rapports pour garantir l'exactitude du traitement de la paie.

Autres catégories

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